Um einen Mailing-Plan erstellen zu können, müssen Sie natürlich wissen, wie lange Sie Vorlauf für Ihren Werbebrief brauchen. Wie lange Sie für Ihren Werbebrief benötigen, brauchen Sie nur einmal zu errechnen und können es dann immer wieder verwenden.
Überlegen Sie, wann der Werbebrief genau eintreffen soll und rechnen Sie dann zurück, wann der Werbebrief von Ihnen oder Ihrem Lettershop versendet werden soll. Der Lettershop der Deutschen Post (Mailingfactory) benötigt zum Beispiel vom Hochladen der Datei bis zur Auslieferung rund 12 Tage Vorlauf.
Bedenken Sie auch, wie lange Sie brauchen, um die Adresse für den Versand bereitzustellen.
Falls Sie einen Designer involviert haben, fragen Sie ihn oder sie, wie lange er/sie für die Gestaltung braucht. Und überlegen Sie ebenfalls, wie lange Sie für den Text des Mailings benötigen.
Für das Texten sollten Sie sich immer mehrere Tage Zeit lassen, damit Sie den so genannten Rohtext des Mailings sowie die erste Fassung jeweils noch einmal mit Abstand überarbeiten können (es sollte jeweils mindestens ein paar Stunden, besser noch mindestens eine Nacht zwischen der Arbeit am Text liegen). Außerdem sollten Sie noch etwas Zeit für Feedback von Freunden und Bekannten auf Ihren Text einplanen.
So kommen Sie auf etwa 3 bis 4 Wochen Vorlauf, den Sie für Ihr Mailing brauchen.
Beispiel: Zeitplanung für Ihr Mailing
Wie eine Zeitplanung für Ihren Werbebrief aussehen könnte, sehen Sie in der folgenden Abbildung:
Kalkulieren Sie genügend Zeit für die Vorbereitung Ihres Mailings ein
Wie Sie bemerken habe ich relativ viel Zeit für den Text einkalkuliert. Insgesamt 3 Überarbeitungen. Dies ist eine relativ normale Überarbeitungszahl für einen Werbebrief.
Sie sollten bei jedem Text (nicht nur bei einem Werbebrief) immer mehrere Überarbeitungsstufen einkalkulieren. Dabei kann sich der Text noch einmal komplett ändern. Insgesamt brauchen Sie etwa genauso viel Zeit den Text vorzubereiten und den Rohtext zu schreiben, wie Sie für die Überarbeitung des Textes brauchen. Kalkulieren Sie daher die Überarbeitungszeit daher bitte immer mit ein.
Ich habe in diesen Plan nur die für das Texten des Mailings relevanten Punkte aufgeführt. Ebenso wichtige Arbeitsschritte, wie das Überprüfen Ihrer Adressdaten-Bank auf Dubletten und Aktualität, habe ich nicht hineingeschrieben. Dies sollten Sie, wenn Sie regelmäßig Werbebriefe verschicken, regelmäßig durchführen.
Tipp: Lettershops
Für den Versand Ihrer Werbebriefe gibt es Dienstleister. Diese „Lettershops“ übernehmen für Sie vom Druck der fertigen Datei, übers kuvertieren bis zum Porto optimierten Versand alles. Die Deutsche Post bietet mit der Mailingfactory diese Dienstleistung an, aber es gibt auch noch weitere. Erkundigen Sie sich, wie viel dies für die Auflagenhöhe Ihres Werbebriefes kostet.
Wenn Sie Ihre Arbeitszeit, die Sie mit Ausdrucken, Falten, Kuvertieren und Briefmarken kleben verbringen berechnen, sind Lettershops sicherlich nicht nur die angenehmere, sondern auch die günstigere Alternative.
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