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Besser schreiben im Beruf
Wirksame Texte zügig und sicher verfassen
Vergangene Woche haben wir darüber geschrieben, wie Sie jemanden an ETWAS erinnern. Ohne zu nerven. Heute schreiben wir darüber, wie Sie SICH in Erinnerung bringen. Ohne zu nerven.
Der Unterschied: Wenn Sie jemanden daran erinnern, etwas zu tun, so hat dieser vorher einen Termin verpasst. Beim einfachen „Nachhaken“ ist das anders. Hier haben Sie keine feste Deadline gesetzt, sondern vielleicht aus Eigeninitiative jemanden angeschrieben: haben zum Beispiel einen Vorschlag unterbreitet – und warten nun auf eine Antwort. Oder Sie haben ein Konzept, ein Manuskript, eine Bewerbung eingereicht – und wünschen sich ein Feedback.
Der oder die andere hat also keinen festen Termin verpasst, braucht jedoch für Ihren Geschmack zu lange zum Antworten. Sie sorgen sich schlicht, vergessen worden zu sein.
Nachzuhaken ist immer ein bisschen schwierig. Sie wissen nicht, was für Ihr Gegenüber eine angemessene Reaktionszeit ist. Ihnen kommt vielleicht eine Woche schon lang vor, während für andere vierzehn Tage eine ganz normale Reaktionszeit sind.
Außerdem wissen Sie nicht, ob die andere Person vielleicht gerade bis über beide Ohren in Arbeit steckt – und ob sie für eine Erinnerung an etwas, was sie nicht geschafft hat, dankbar ist oder ob sie diese einfach nur nervt. Und nerven wollen Sie auf keinen Fall – schließlich möchten Sie eine positive Geschäftsbeziehung aufrechterhalten.
Wie haken Sie also nach, ohne zu nerven?
Nicht empfehlenswert: anklagend nachfragen
Wenn Sie unseren Newsletter von vergangener Woche gelesen haben, wissen Sie schon, was NICHT geht: anklagende Du- bzw. Sie-Botschaften à la „Sie haben noch nicht auf meine E-Mail geantwortet“.
Auch verpackt in einem Satz, der mit Ich beginnt, haben anklagende Botschaften nichts zu suchen. „Ich warte noch immer auf Ihre Antwort“ klingt also auch nicht besser.
Eingeschränkt empfehlenswert: Nachfragen, ob die E-Mail ankam
Eine Möglichkeit, um sich in Erinnerung zu bringen: Sie können die E-Mail, die Sie geschrieben haben, noch einmal an die adressierte Person weiterleiten und dabei nachfragen, ob die E-Mail angekommen ist. Oftmals erreichen Sie damit, dass sie direkt antwortet und sich vielleicht sogar entschuldigt, erst so spät zu antworten.
Dieser Ansatz mag funktionieren. Ich, Nadja, mag ihn allerdings nicht so sehr. Zum einen ist er ein wenig zu durchsichtig – schließlich kommen die meisten E-Mails wohlbehalten im Postfach des Empfängers an. Zum anderen verursachen Sie so ein schlechtes Gewissen.
Das Problem beginnt ja erst, wenn die E-Mail im Postfach liegt: Der Empfänger:die Empfängerin hat einfach keine Zeit oder Lust zu antworten, hält es für nicht dringend genug, um schnell zu reagieren oder hat sie schlichtweg vergessen.
Trotzdem sind Sie mit diesem Ansatz recht häufig erfolgreich: Die Person reagiert. Und das dann meist recht schnell.
Die (sanfte) Druck-Variante: Kündigen Sie einen Anruf an
Fragen Sie nach, wie der Stand der Dinge ist – und kündigen Sie einen Anruf an. Viele reagieren darauf recht schnell, da sie lieber eine E-Mail schreiben als angerufen zu werden.
Dies kann dann so klingen:
Guten Tag, Frau Mannheimer,
hatten Sie schon Gelegenheit, sich mein Konzept anzuschauen? Auf Ihr Feedback dazu bin ich gespannt. Ich rufe Sie am Freitag dazu an.
…
Besonders elegant: Liefern Sie neue Informationen – und ziehen Sie so die Aufmerksamkeit auf sich
Ein Beispiel: Sie haben der Journalistin Elke West einen Vorschlag für ein Interview zu einem bestimmten Thema gemacht. Frau West hat nach zehn Tagen noch nicht auf Ihre E-Mail reagiert. Fragen Sie nach, ob sie noch weitere Informationen zu diesem Thema von Ihnen benötigt oder schicken Sie gleich die aktuelle Studie mit, die Sie gerade dazu gefunden haben. So bringen Sie sich auf die sanfte Art ins Gedächtnis, ohne dass es wie eine Erinnerung wirkt. Entscheidend ist, dass es wirklich eine neue und nützliche Zusatzinformation ist.
Die Deadline-Variante: Informieren Sie darüber, dass sich ein Fenster schließt
Der Vorteil dieser Variante ist, dass Sie einen objektiven Grund für Ihre Erinnerung haben. Somit entspringt die Dringlichkeit nicht einfach nur Ihrem Gefühl.
Ein Beispiel:
Guten Tag, Herr Kronberger,
vor einigen Wochen haben wir Ihnen ein Angebot über unser offenes Schreibseminar gesendet.
Sie interessieren sich für unseren Juli-Termin, den 15.07.2020. Aktuell haben wir dafür noch zwei Plätze frei. Die Anmeldefrist endet am kommenden Freitag, dem 19.06.2020.
Bitte geben Sie uns bis dahin Bescheid, ob Sie einen der beiden Plätze möchten.
Wir hoffen natürlich, dass Sie unsere heutigen Tipps nur selten anwenden müssen. Aber falls Sie sich doch einmal in Erinnerung bringen müssen … Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback und Ihre Erfahrungen.
Wir wünschen Ihnen einen guten Tag und: Bleiben Sie gesund!
Nadja Buoyardane und Franziska Nauck
